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Crise sanitaire : comment gérer ses relations fournisseurs ?

Cela ne vous aura pas échappé, vous êtes sans doute chez vous, en télétravail. Depuis quelques semaines, la crise sanitaire liée à la pandémie du COVID-19 se renforce. Si certaines entreprises sont habituées à avoir leurs équipes à distance, la majorité des grands groupes français connaissent un profond chamboulement de leurs méthodes de travail. Par ailleurs, la crise économique qui se profile derrière la crise sanitaire fragilise un certain nombre d’entreprises. Quels sont les impacts au sein de la direction financière dans la gestion de leurs relations fournisseurs ? Explications.

Les délais de paiement, pierre angulaire pour de bonnes relations fournisseurs

En France, on estime que 25% des faillites sont dûes aux retards de paiement chaque année. Cela a un impact en particulier sur les PME, qui sont plus facilement fragilisées par le manque de trésorerie. Face à la crise actuelle, la tentation peut être grande de vouloir préserver sa trésorerie à court terme en suspendant temporairement les paiements à ses fournisseurs.

Que disent les derniers textes adoptés à ce sujet ?

Dans la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 (1), les délais de paiement sont mentionnés à deux reprises, à l’article 11. Il est indiqué que le gouvernement “est autorisé à prendre par ordonnances, dans un délai de trois mois […] toute mesure […] afin de prévenir et limiter la cessation d’activité des personnes physiques et morales”, notamment en modifiant “dans le respect des droits réciproques, les obligations des personnes morales de droit privé exerçant une activité économique à l’égard de leurs clients et fournisseurs ainsi que des coopératives à l’égard de leurs associés-coopérateurs, notamment en termes de délais de paiement et pénalités”.

Des mesures qui pourraient donc être adoptées dans les mois qui viennent, mais rien n’est défini pour le moment.

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Deux déclarations, si elles ne font pas foi de législation, sont cependant à noter au sujet de la crise sanitaire

Bruno Le Maire, ministre de l’Economie et des Finances, et François Villeroy de Galhau, gouverneur de la Banque de France, ont annoncé la création d’un comité de crise sur la question du crédit inter-entreprises face aux délais de paiements, pour limiter la tendance aux retards / cessations de paiement. Ce comité met les entreprises en garde les entreprises sur l’allongement des délais de paiement des fournisseurs.

« Le comité de crise permettra d’encourager, au travers de leurs représentants, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à fluidifier leurs relations commerciales, en veillant à la santé des petites et moyennes entreprises, plus fragiles en général que les grandes entreprises sur l’état de leur trésorerie ».

Par ailleurs, Pierre Pelouzet, médiateur des entreprises, indique : “La solidarité économique va être primordiale pour que les PME puissent rebondir après cette crise sanitaire. L’idée est de pouvoir intervenir collégialement auprès des entreprises qui n’ont pas de comportements solidaires et à l’opposé, mettre en avant celles qui ont un comportement exemplaire.” Et demande notamment d’activer les plans de continuité d’activité, qui intègrent les modalités de continuité de paiement des fournisseurs :

Actionnons ces PCA pour payer le plus vite possible ces petits fournisseurs !”.

En résumé, si aucune action législative n’a été engagée pour le moment sur la question des délais de paiement, le gouvernement souhaite préserver au maximum les entreprises du défaut de paiement. Toutes les entreprises dont la santé financière le permet sont donc invitées à payer leurs fournisseurs, en raccourcissant leurs délais de paiement habituels (plafonnés à 60 jours à partir de la facturation selon la loi).

Faut-il donc se précipiter et régler tous ses fournisseurs immédiatement ? Non, d’autant que les circonstances actuelles augmentent sensiblement les risques de fraudes.

Télétravail et crise sanitaire : les entreprises vulnérables face au risque de fraude au virement

Comme l’indique le site du ministère du Travail, “le télétravail est la règle impérative pour tous les postes qui le permettent” pendant la crise que nous traversons. Un chamboulement profond des habitudes, notamment au sein des directions financières, dont les procédures reposent encore pour beaucoup sur les échanges humains et le papier.

Cela n’a pas échappé aux fraudeurs, qui se multiplient depuis le début du confinement : le nombre de demandes de changement de RIB a explosé, signe du développement des fraudes au virement. Alors que vous pensez payer votre fournisseur, vous virez en réalité la somme indiquée sur la fausse facture sur le compte du fraudeur.

Baptiste Collot, CEO de Trustpair, témoigne auprès du Journal du Net :

“Nous observons un pic des tentatives de fraudes au virement chez nos clients et un flux anormal de demandes de changement de compte”.

Avant de payer vos fournisseurs, même si vous souhaitez être solidaires en cette période, il faut donc redoubler de vigilance et contrôler d’autant plus les demandes reçues. Si vous êtes habitués à régler en chèque – et à moins d’avoir le chéquier d’entreprise chez vous – il faut vous mettre à régler vos fournisseurs par virement. Mais pas sans process !

Voir le webinar "Comment la digitalisation des process diminue le risque de fraude au virement ?" en replay

Il est nécessaire de mettre en place des vérifications afin de sécuriser votre entreprise. Par exemple, si vous recevez une demande de règlement par email d’un fournisseur, il est conseillé de vérifier l’identité de la personne et la réalité de la facture par un autre canal, comme en en appelant la personne concernée. Bien sûr, la situation complexifie d’autant les vérifications que les bureaux d’entreprises sont fermés, et que la bonne personne peut être plus difficile à joindre.

Même à distance, c’est également le moment de sensibiliser et communiquer largement avec vos équipes sur le sujet, pour que tous soient au courant des procédés utilisés par les fraudeurs et soient vigilants eux-aussi.

Les outils numériques, soutien privilégié des directions financières

Régler vos fournisseurs tout en étant en télétravail, oui. Se précipiter pour être solidaires des autres entreprises, non. En plus des vérifications manuelles, comment préserver au maximum votre entreprise des fraudes dans cette nouvelle organisation du travail ? En s’appuyant notamment sur les outils numériques, qui sécurisent votre référentiel tiers et peuvent détecter automatique les tentatives de fraudes.

Chez Trustpair, nous insistons sur l’importance de la connaissance fournisseur, ou “Know your supplier”, et la nécessité d’avoir un référentiel tiers à jour. Ce sont des tâches fastidieuses et chronophages à effectuer manuellement – et le risque d’erreur plus élevé – c’est pour cela que nous proposons une solution clé en main à nos clients. Trustpair sécurise l’ensemble de votre chaîne de paiement en passant du contrôle des RIB de vos fournisseurs – si essentiel en ce moment ! – à l’audit de votre référentiel fournisseurs et à la vérification des paiements fournisseurs.

Nous répondons présents pour vous épauler durant cette crise. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur notre solution.

Digitaliser les contrôles fournisseurs


POINTS À RETENIR

  • La crise sanitaire liée à la propagation du virus COVID-19 fragilise les entreprises qui doivent pratiquer le télétravail et bouleverser leurs process. Elles font face à une situation de crise économique et se retrouvent vulnérables face aux fraudeurs et personnes malveillantes qui profitent de la situation.
  • Si aucune action législative n’a été engagée pour le moment sur la question des délais de paiement, le gouvernement souhaite préserver au maximum les entreprises du défaut de paiement.
  • Les entreprises sont invitées lors de cette situation exceptionnelle de déployer leur Plan de Continuité d’Activité.
  • Le télétravail et la crise sanitaire ont conduit une explosion des tentatives de fraudes au virement en entreprise. Les fraudeurs tirent profit de la désorganisation des process et le nombre de demandes de changement de RIB a explosé. Il est plus que jamais nécessaire de vérifier l’identité bancaire de vos fournisseurs afin de sécuriser vos paiements.
  • Pour vous aidez dans cette tâche, Trustpair vous propose une solution de lutte contre la fraude et automatise le contrôle des coordonnées bancaires fournisseurs. Nous venons sécuriser l’ensemble de votre chaîne de paiement afin que vous soyez toujours sûr de payer le bon fournisseur sur le bon compte bancaire.

 

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